النجاح..................................

خطوات بسيطة لاجتماع ناجح

خطوات بسيطة لاجتماع ناجح
1-حدد الهدف من الاجتماع
لا تجعل اجتماعك اجتماع دورى وروتينى بل اجعله ذات هدف محدد وواضح وبعد ذلك تساءل هل الاجتماع هو خير وسيلة لتحقيق هذا الهدف؟ هناك بدائل لعقد الاجتماعات. على سبيل المثال: هل من الأفضل إجراء اتصالات هاتفية أو كتابة مذكرة أو مقابلة الأشخاص المعنيين فرادى؟وذلك يساعدك على:
تحديد المشاركين فى الاجتماع
عدم وجودحوارات جانبية
عدم خروج احد الاعضاء عن الموضوع لعدم وضوح الهدف
2- حدد نوع الاجتماع
اجتماعات المناقشات:
وهي عبارة عن تبادل أفكار وليست تهدف لعمل خطة او اتخاذقراروتستخدم في ايضاح موضوع معين او فهم وجهة نظر الأخرين والحصول على معلومات منهم
اجتماعات اتخاذ القرار:
تعقد عند الحاجة الى إتخاذ قرار ويشارك فيها كل من يشارك في تنفيذ هذا القرار حيث أن تاييد القرار افضل وسيلة لضمان تطبيقه بنجاح
اجتماعات حل المشكلات:
يجب ان يدار بطريقة منظمة وتحديد اسباب المشكلة واقتراح حلول بديلة
ويشارك فى الاجتماع من تتوفر لديه معلومات عن اسباب المشكلة والحلول المقترحة لحلها
الاجتماعات الإعلامية:
والغرض منها هو توصيل بعض المعلومات للأخرين ويلزم أن تكون مستعد لها وتجذ الحضور لما يقال وتكون معلوماتك واضحة ومباشرة

3- أبذل الجهد الكافي لتجهيز الاجتماع
اختار المشاركين في الاجتماع(ولكن من هو الشخص المناسب للمشارك في الاجتماع)
· من لديهم معلومات يمكنهم إحاطة الاجتماع بها
· خبراء في موضوع سوف تجري مناقشته
· تريد كسب تايدهم
· في حاجة إلى اطلعهم على معلومات معينة
حدد الوقت المناسب لعقد الاجتماع
تفشل بعض الاجتماعات بسبب عدم انعقدها فى الوقت المناسب للحدث سبب الاجتماع، أو لأن زمن الاجتماع وقع في يوم أو ساعة غير مناسبة للمشاركين. يجب أن يحظى موضوع الاجتماع باهتمام المشاركين لكي يستحوذ على انتباههم. فقد يفشل الاجتماع إذا كان موضوعك في منافسة مع اهتمامات أخرى، تدبر في الأعباء الملقاة على عاتق المشاركين مثل مواعيد إنجاز العمل أو المشكلات التنفيذية أو المشكلات الشخصية
واحرص على انا يكون قصيرا وتذكر جيدا انا الاجتماع الذى يزيد عن ساعتين يفقد فاعليته

حدد جدول اعمال الاجتماع
ولكي يكون جدول اعمالك ناجحا لابد أن يكون مرتبا تريبا منطقيا ومراعيا لظروف الاعضاء ويجب عليك تجنب الجدول المزدحم
ويجب اخبار المشاركين فى الاجتماع بجدول الاعمل مسبقا ويكون من الافضل مشاركتهم فى وضعه ان امكن ذلك
تجهيز مكان الاجتماع
تجهيز الادوات اللازمة للاجتماع وتحضير وسائل الايضاح المناسبة كما يجب أن يتناسب ترتيب قاعة الاجتماعات مع نوع الاجتماع الذي ينوى أن تعقده. كمبدأ عام، يجب أن توفر للمجتمعين إمكانية رؤية بعضهم البعض عندما يتبادلون الحديث والنقاش.ويمكن استخدام قاعات المحاضرات فى الاجتماعات الاعلامية والمناقشات اما فى اجتماعات اتخاذ القرار فيفضل المائدة مستديرة ويمكن استخد شكل حرف ال u فى اجتماعات حل المشكلات. يجب ان يكون مكان مريح لكل الاعضاء
تذكر
يفضل تجنب عقد الاجتماع فى مكتبك لان ذلك يعطى انطباع بالسيطرة وفرض السلطة خاصة لو كنت جالس خلف مكتبك
4- ادارة الاجتماع بفاعلية
استخدام ربع الساعة الأولى من الاجتماع بنفس الفعالية التي تستخدم بها ربع الساعة الأخيرة. ابدأ الاجتماع في الموعد المحدد تماما. وجه اهتمامك للغرض من الاجتماع.أذكر الهدف من الاجتماع في البداية وذلك للقضاء على اي اختلاف على اهداف الاجتماع وجدول اعماله.وتذكر دائما وراء اي اجتماع ناجح قيادة ناجحة
5- اجعل اجتماعك ناجحا بأن يكون ختامك للاجتماع جيد
أعد تباين الاجتماع
لخص ما تم تحقيقه وما تم التوصل إليه
اشكر الاعضاء على مشاركتهم
حدد وقت ارسال تقرير الاجتماع للأعضاء قيم مدى نجاح اجتماعك
مثال لنموذج تقييم اجتماع
……………………………………………………………………………………………………………………………………
ضع دائرة حول الرقم الذي يصف درجة التعاون السائدة في جماعة العمل
إنجاز المهمة 1 2 3 4 5 6 7
الاستفادة من الوقت 1 2 3 4 5 6 7
الاستفادة من أفكار الأفراد 1 2 3 4 5 6 7
فض النزاع 1 2 3 4 5 6 7
وضوح الهدف 1 2 3 4 5 6 7
العمل كفريق 1 2 3 4 5 6 7
الإنصات الفعال 1 2 3 4 5 6 7
المصارحة 1 2 3 4 5 6 7
ما الذي يمكننا عمله برفع درجة التعاون بين أفراد الجماعة؟
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
ما هي الأمور ذات الفائدة لك فيما تعقده الجماعة من اجتماعات؟ ما هي الأمور عديمة الفائدة؟
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………